Effizientes Onboarding baut Brücken zwischen Erwartungen und Realität, zwischen Neuankömmling und Teamplayer. Damit das gelingt – und für alle unabhängig von festen Computerarbeitsplätzen funktioniert – braucht es klare Strukturen und smarte digitale Unterstützung.
Autorin: Mag. (FH) Margit Wickhoff
© freepik, Storyset
Preboarding: Den Funken der Vorfreude entzünden
Die Wochen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag bleiben oft völlig ungenutzt. Doch in Warheit bieten sie die perfekte Gelegenheit, um Begeisterung zu wecken, Unsicherheiten abzubauen und Informationen weiterzugeben. Etwa um Dokumente zur Unterzeichnung digital zur Verfügung zu stellen oder erste Einblicke in Abläufe und Zuständigkeiten zu geben. Was sonst am ersten Arbeitstag oft zur Überforderung führt, lässt sich so entspannt
vorab erledigen.
Tipps für gelungenes digitales Preboarding:
• Persönliche Willkommensbotschaft vom Team oder der Führungskraft (z. B. als Video oder Sprachnachricht)
• Erste organisatorische Infos (z. B. Anreise, Parken, Mittagessen), Details zu Ansprechpartner:innen und zum Ablauf des ersten Tages
• Einladung zu einem digitalen Q&A oder einem virtuellen Coffee Call vor dem Start
• FAQ-Bereich mit Antworten auf die wichtigsten Fragen: „Wie läuft mein erster Tag ab? Wer ist mein Buddy?“
• Checkliste: „Was sollte ich vor dem Start erledigt haben?“
Orientierungsphase: Informieren und Sicherheit geben
Die ersten Tage und Wochen sind prägend. Sie entscheiden darüber, ob aus Interesse Begeisterung und aus Sympathie Verbundenheit wird. Das WIR-Gefühl zu formen ist speziell dann schwer, wenn Mitarbeitende remote arbeiten oder keinen klassischen Büroarbeitsplatz haben – etwa im Außendienst oder in der Produktion. Gerade hier braucht es einfache digitale Wege wie eine Mitarbeiter-App, um Orientierung zu geben, Informationen zugänglich zu machen und echte Beteiligung zu ermöglichen.
So gelingt der Start:
• Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft, HR, den Team-Buddy am ersten Arbeitstag
• Buddy-Programm: Ein erfahrener Kollege oder eine Kollegin begleitet die ersten Wochen und steht für Fragen bereit
• Welcome-Session als persönliches und/oder digitales Format
• Vorstellung des Unternehmens und der Werte über E-Learnings oder Videos
• Interaktive Checklisten für neue Mitarbeitende: „Das habe ich erledigt – das steht als Nächstes an“
Trainingsphase: Wissen aufbauen, Feedback geben
Nach den ersten Orientierungstagen beginnt das Vertiefen: Prozesse verstehen, Tools anwenden, Verantwortung übernehmen. Es gilt, die Lern- und Weiterbildungsinhalte einfach und jederzeit zugänglich zu machen – angepasst an den Arbeitsalltag und die jeweiligen Bedürfnisse. Microlearnings, Lernpfade oder mobile Lernangebote unterstützen dabei. Ebenso wichtig: regelmäßige persönliche Check-ins, die Raum für Fragen, Feedback und individuelle Unterstützung bieten.
Konkret umgesetzt:
• Lernvideos und Microlearnings zu relevanten Themen und Prozessen
• Lernfortschritte transparent machen und Meilensteine gemeinsam feiern
• Wöchentliche Check-ins mit Buddy oder Führungskraft
• Unkomplizierte Abstimmung über Chat-Nachrichten
• Digitale Feedbackformate wie Umfragen: „Wie läuft es für dich? Was brauchst du noch?“
Integrationsphase: Vom Newcomer zum Teil des Teams
Fachliches Wissen ist die eine Seite – echte Integration braucht mehr. Es geht darum, Beziehungen aufzubauen, die Unternehmenskultur zu erleben und sich als Teil des Ganzen zu fühlen. Neben der persönlichen Begleitung spielt dabei auch das Fördern von Beteiligung und Engagement eine wichtige Rolle. Spielerische Elemente wie Challenges, Quizformate oder Infotainment-Module sorgen für Motivation. Wer hier auf kreative Formate setzt, schafft Beteiligung, die Spaß macht.
Das hilft bei der Integration:
• Laufende Informationsweitergabe im digitalen Raum
• Challenges, Gewinnspiele und aktives Fördern von Beteiligung
• Social Walls oder digitale Schwarze Bretter um informellen Austausch zu ermöglichen
• Feedbackgespräche zur Onboarding-Erfahrung: „Was lief gut? Was können wir verbessern?
• Laufende Umfragen zur Standortbestimmung
Best Practice:
„Persönliche Begleitung und digitale Unterstützung – das Beste aus beiden Welten.“
Interview mit Martin Adelwöhrer | General Manager
St. Martins Therme & Lodge im burgenländischen Seewinkel (Österreich)
Wie setzen Sie (digitales) Onboarding im Unternehmen um?
„Bei uns steht die persönliche Betreuung im Mittelpunkt – denn ein gelungenes Onboarding legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Zusätzlich setzen wir auf digitale Unterstützung, um den Einstieg noch einfacher zu gestalten. Mit E-Learnings können sich neue Teammitglieder flexibel Wissen aneignen, und unsere St. Martins Team App bietet eine zentrale Anlaufstelle mit wichtigen Dokumenten, Infos und Anleitungen. So verbinden wir das Beste aus beiden Welten: persönliche Begleitung und digitale Hilfsmittel für einen optimalen Start!“
Was passiert im Preboarding?
„Unser Preboarding sorgt dafür, dass neue Teammitglieder bereits vor ihrem ersten Arbeitstag bestens informiert sind. In einer Willkommensmail erhalten sie die wichtigsten Unternehmensinfos, erste Einblicke und den Zugang zur Mitarbeiter-App, die mit hilfreichen Dokumenten, News und E-Learnings den Einstieg erleichtert. Gerade für unsere Lehrlinge ist das besonders wertvoll – durch das Mentoren- und Buddy-System haben sie von Anfang an eine feste Ansprechperson.“
Was hat sich durch das digitale Onboarding verändert?
„Die Digitalisierung des Onboardings bringt vor allem mehr Effizienz und Transparenz. Die Automatisierung spart Zeit, Informationen sind jederzeit abrufbar und der Austausch im Team funktioniert besser. Besonders die jüngere Generation schätzt das moderne, flexible Onboarding. Gleichzeitig bleibt die persönliche Betreuung ein wichtiger Bestandteil unseres Konzepts.“
© Therme Seewinkel Betriebsgesellschaft m.b.H.St. Martins Therme & Lodge
