Wertschätzung bis zum Schluss bei den Wiener Linien
Eine Absage ist selten ein schöner Moment – und doch sagt sie viel darüber aus, wie ein Unternehmen mit Menschen umgeht. Die Wiener Linien zeigen, dass selbst im Nein noch Wertschätzung steckt: Ihre Absageschreiben zählen zu den besten im deutschsprachigen Raum – ausgezeichnet von Kununu und HR for Good. Dahinter steht ein klares Bekenntnis zu gelebter Empathie in der Kommunikation.
„Wir bekommen sehr viele Bewerbungen – das bedeutet aber auch, dass wir den meisten leider absagen müssen“, erzählt Elisabeth Krims, Leiterin Recruiting und Personalmarketing bei den Wiener Linien. „Gerade weil diese Art der Bewerber:innen-Kommunikation die häufigste ist, war uns wichtig, sie so wertschätzend wie möglich zu gestalten.“ Denn wer sich für ein Unternehmen interessiert, investiert Zeit, Hoffnung und Energie. Eine Absage kann dann leicht zur Enttäuschung werden – oder zur Chance, in Erinnerung zu bleiben. „Viele Bewerber:innen glaubten, dass bei uns eine KI aussortiert“, sagt Krims. „Dabei sitzen bei uns echte Menschen, die jede Bewerbung lesen. Das wollten wir spürbar machen.“
Videocontent als persönliches Add-on
Im Rahmen eines Projekts überarbeitete das Recruiting-Team sämtliche Bewerbungs-E-Mails – von der Eingangsbestätigung über Geduldsschreiben bis zur finalen Absage.
Das Ergebnis: Texte, die ehrlich, klar und empathisch formuliert sind. Besonders Extra: ein Videostatement von Elisabeth Krims selbst, das in den Absageschreiben verlinkt ist. In dem kurzen Clip bedankt sie sich persönlich für die Bewerbung, erklärt den Auswahlprozess und ermutigt zur erneuten Bewerbung. „Wir haben damit gute Erfahrungen gemacht – die Rückmeldungen sind positiv, die Klickzahlen hoch. Das zeigt uns, dass die Bewerber:innen es wahrnehmen und wertschätzen.“
Zwischen Menschlichkeit und Masse
Rund 75.000 Bewerbungen erreichen die Wiener Linien pro Jahr – eine Zahl, die verdeutlicht, wie groß die Herausforderung ist, individuelle Wertschätzung mit standardisierten Abläufen zu verbinden. Über das Bewerbermanagementsystem lassen sich Textbausteine je nach Situation auswählen. Was bleibt der Anspruch, möglichst schnell zu reagieren. „Wir haben definiert, dass Bewerber:innen innerhalb von sieben Tagen eine Rückmeldung bekommt – egal ob Einladung oder Absage“, sagt Krims. Diese Geschwindigkeit ist kein Selbstläufer. „Wenn man bedenkt, wie viele Fachbereiche an einer Entscheidung beteiligt sind, ist das sportlich“, so Krims.
Transparenz und Feedback
Viele Bewerber:innen wünschen sich, auch zu erfahren, warum sie eine Absage erhalten haben. Krims kennt das Dilemma: „Gerade bei Stellen, auf die sich hunderte Personen bewerben, ist es kaum möglich, individuell auf Gründe einzugehen. In Einzelfällen, etwa bei klaren Tauglichkeitskriterien, erklären wir die Entscheidung aber schon.“
Um die Perspektive der Bewerber:innen besser zu verstehen, setzt das Recruiting-Team auf Feedback-Schleifen: „Alle, die zu einem persönlichen Gespräch eingeladen waren, erhalten nach der Absage einen kurzen Fragebogen. Darin fragen wir, wie einfach der Bewerbungsprozess war, ob sie sich gut informiert fühlten und was sie sich wünschen würden.“ So entsteht ein Kreislauf des Lernens – und der Wertschätzung.
Wenn aus Absagen neue Chancen werden
Manche Bewerbungen führen nicht zum Job – aber zu einer zweiten Chance. „Bei uns ist das fast der Regelfall“, sagt Krims. „Viele bewerben sich erneut, wenn es beim ersten Mal nicht klappt. Das zeigt uns, dass sie das Unternehmen positiv in Erinnerung behalten haben.“ Diese Loyalität ist kein Zufall. Sie entsteht, wenn Menschen merken, dass sie nicht nur als Nummer behandelt werden. „Am Ende zählt das Gefühl, dass jemand meine Bewerbung wirklich angesehen und ernst genommen hat. Wenn das gelingt, ist schon viel gewonnen.“
Kleine Gesten, große Wirkung
Zum Schluss hat Elisabeth Krims noch einen Rat für andere Unternehmen: „Schaut ehrlich drauf, was mit euren Ressourcen machbar ist – aber macht etwas. Auch standardisierte Schreiben können herzlich klingen. Und das Schlimmste ist, gar nichts zu sagen.“ Denn eine Absage ist kein Ende, sondern Teil der Candidate Journey. Wer auch im Nein Haltung zeigt, stärkt auf lange Sicht seine Arbeitgebermarke.
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Dieser Artikel wurde verfasst von:
Margit Wickhoff
Chefredaktion bei talksatwork
