Wie gutes Onboarding Mitarbeiterbindung nachhaltig stärkt
Vivien Schulter, HR-Strategin und „Kulturwandlerin“, begleitet vor allem KMUs und familiengeführte Hotelbetriebe dabei, Onboarding-Prozesse zu entwickeln, die effizient und gleichzeitig menschlich sind. Im Interview mit talks at work erklärt sie, warum eine klare Struktur genauso wichtig ist wie echte Wertschätzung und wie Unternehmen ihre neuen Mitarbeitenden von Anfang an begeistern können.
Die ersten Tage im neuen Job sind entscheidend – sie prägen nicht nur, wie schnell neue Teammitglieder produktiv werden, sondern beeinflussen auch langfristig die Mitarbeiterbindung und das Arbeitsklima. Für Vivien Schulter ist Onboarding kein kurzer Prozess, sondern eine durchgängige Reise, die weit vor dem ersten Arbeitstag beginnt. „Onboarding startet beim Pre-Boarding und endet beim Off-Boarding“, erklärt sie.
„Das emotionale Onboarding bleibt oft auf der Strecke.“
Das Problem: Viele Unternehmen konzentrieren sich auf organisatorische Details wie Arbeitskleidung, ob der Computer eingerichtet ist oder auf die Dienstpläne, doch das emotionale Onboarding bleibt auf der Strecke. „Es fehlt oft an der Zeit, sich wirklich mit dem Menschen zu beschäftigen. Aber genau das ist eine so wichtige Maßnahme, um Mitarbeitende nachhaltig zu binden“, sagt Schulter.
Struktur und Vorbereitung
In KMUs oder in der Hotellerie, wo Zeit ein knappes Gut ist, sind klare Strukturen das A und O. Schulter empfiehlt, ruhige Phasen wie die Nebensaison zu nutzen, um Onboarding-Prozesse systematisch aufzusetzen: „Wenn man sich bis zu drei Monate Zeit nimmt, alles auszuarbeiten und die Kolleg:innen einzuschulen, hat man später eine klare Basis und kann effizient arbeiten – auch in stressigen Zeiten.“
Buddy-System und Feedbackschleifen
Ein Beispiel dafür ist das Buddy-System, das Vivien Schulter gerne empfiehlt: „Es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende eine direkte Ansprechperson haben. So fühlen sie sich von Anfang an abgeholt und verlieren sich nicht im Alltagstrott.“ Neben festen Strukturen betont sie die Bedeutung von Feedbackschleifen, besonders in den ersten 100 Tagen: „Diese Zeit ist entscheidend. Engmaschige Gespräche können helfen, Probleme früh zu erkennen und die Integration zu verbessern.“
Willkommenskultur, die wirklich ankommt
Ein gelungener Einstieg ins Unternehmen beginnt mit einer gelebten Willkommenskultur, die neue Mitarbeitende nicht nur begrüßt, sondern wirklich integriert. „Wenn Bewerbende merken, dass man sie wertschätzt, beginnt die Bindung bereits am ersten Tag – oder sogar noch früher“, sagt Schulter. „Ich habe in meiner Zeit in der Hotellerie zum Beispiel Postkarten an neue Mitarbeitende verschickt und immer sehr positive Rückmeldungen bekommen“, erzählt sie. Auch kleine Gesten können Großes bewirken, wenn sie ehrlich gemeint sind und zum Unternehmen passen.
Reden statt Mailen: Kommunikation ist der Schlüssel
Die Herausforderungen des Onboardings haben sich mit Remote- und Hybridarbeit verändert. Vivien Schulter sieht hier klaren Handlungsbedarf: „Gerade bei hybriden Modellen braucht es noch mehr Kommunikation – und zwar persönlich. Emotionen lassen sich per E-Mail nur schwer transportieren.“
Sie empfiehlt regelmäßige Videocalls oder Telefonate, um Missverständnisse zu vermeiden und den Kontakt zu stärken. „Ich sage immer: Reden wir miteinander. Das macht so einen großen Unterschied.“ Auch wenn persönliche Treffen nicht immer möglich sind, sollten sie, wo machbar, angeboten werden. „Viele nehmen die Einladung ins Unternehmen gerne an, wenn es organisatorisch irgendwie umsetzbar ist.“
Onboarding ist auch Führungs- und Teamsache
Ein erfolgreiches Onboarding ist keine Aufgabe, die allein bei der HR-Abteilung liegt. Für Schulter sind Führungskräfte genauso gefragt wie die Kolleg:innen im Team. „Die Führungskräfte sollten eine Mentorenrolle einnehmen, aber auch die Abteilungen müssen Bescheid wissen: ‚Wer ist die neue Kollegin, und wie können wir sie unterstützen?‘“
Vivien Schulter erlebt in der Praxis, dass Onboarding nicht nur neue Mitarbeitende begeistert, sondern auch bestehende Teams motiviert. „Wenn Werte und Visionen wieder ins Bewusstsein rücken, erinnern sich auch langjährige Mitarbeitende daran, warum sie gerne im Unternehmen sind.“
Onboarding – unser Fazit
Ein durchdachtes Onboarding ist weit mehr als ein organisatorischer Akt. Es schafft die Basis für langfristige Mitarbeiterbindung, stärkt das Arbeitsklima und zahlt auf die Werte und Visionen eines Unternehmens ein. „Wenn der Einstieg gelingt, ist das eine Win-win-Situation für alle Beteiligten“, resümiert Schulter.
Wer mehr über Vivien Schulter und ihre Arbeit erfahren möchte, findet sie auf www.kulturwandlerin.at oder auf LinkedIn. „Ich freue mich über ein persönliches Kennenlernen, denn wie beim Onboarding gilt: Die Chemie muss stimmen.“
Dieser Artikel wurde verfasst von:
Margit Wickhoff
Texterin, Content Creatorin und Agenturleiterin bei „butterbrot“
